Belege zwischen Unternehmen und Steuerkanzlei nachvollziehbar übergeben

Das Übergabepaket gemeinsam festlegen

Empfohlene Organisation: ordnen Sie Belege einem Unternehmen und einem Zeitraum zu. Bei einer strukturierten E-Rechnung gehört der strukturierte Originalteil zum Aufbewahrungsprozess; eine daraus erzeugte Ansicht allein ersetzt ihn nicht. Stimmen Sie ab, wie Original und lesbare Darstellung für die Prüfung zusammenbleiben.

• Rechnungsnummer, Aussteller, Empfänger und Leistungsbezug zuordnen.
• Rechnungs- und Leistungsdatum, Währung sowie Netto-, Steuer- und Bruttobeträge prüfen.
• Belegquelle, Bearbeitungsstand und zuständige Person für Rückfragen mitgeben.

UStG § 14 — Ausstellung von RechnungenFinanzamt München — E-Rechnung und Aufbewahrung

Ein technischer Import ist noch keine fachliche Freigabe

Beispiel: Eine XML-Datei lässt sich öffnen, aber der Lieferant oder Leistungsbezug passt nicht zum Einkauf. Stellen Sie eine Rückfrage, statt den Beleg allein wegen des lesbaren Formats als geprüft zu markieren.

Halten Sie Original, Frage, verantwortliche Person und vereinbarten Rückmeldetermin zusammen. Das Unternehmen klärt den wirtschaftlichen Vorgang; die Kanzlei beurteilt die buchhalterische und steuerliche Behandlung im vereinbarten Auftrag. Diese Aufteilung ist ein Organisationsvorschlag, kein amtliches Freigabeverfahren.

Prüfung, Buchung und Übermittlung getrennt vereinbaren

Legen Sie fest, wer fehlende Angaben anfordert, wer eine Korrektur beurteilt und wer den Datensatz für die Buchhaltung freigibt. Originale und Änderungen sollten beim Übergang in das vereinbarte Zielsystem nachvollziehbar bleiben.

Yelnitax zeigt die Belegvorbereitung. Eine erfolgreiche Extraktion ist kein Nachweis für eine DATEV- oder ELSTER-Anbindung, eine korrekte Buchung oder die Erfüllung sämtlicher GoBD-Anforderungen. Unterstützte Formate und Exporte müssen vor Nutzung bestätigt werden.

Mit einem überschaubaren Belegsatz beginnen

Testen Sie eine übliche Rechnung, einen Korrekturbeleg und einen Beleg mit fehlenden Informationen. Prüfen Sie im gewählten Zielsystem, ob Beträge, Belegverknüpfung und Rückfragen wie erwartet ankommen. Dokumentieren Sie Ergebnis und Freigabe, bevor weitere Mandanten oder größere Mengen folgen.

Für das erste Gespräch genügen fiktive oder geschwärzte Beispiele sowie Angaben zum Zielsystem und zum bisherigen Ablauf. Zugangsdaten gehören nicht in das Belegpaket.