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E-Rechnung in Deutschland: Eingang, Prüfung und Übergang
Ein Leitfaden für deutsche Unternehmen und Steuerkanzleien. Empfangspflicht, Ausstellung und fachliche Rechnungsprüfung sind unterschiedliche Aufgaben.
Quellen geprüft:
Inländisches B2B von anderen Fällen trennen
§ 14 UStG knüpft die E-Rechnung an ein strukturiertes elektronisches Format und regelt die Rechnungsstellung zwischen inländischen Unternehmen. Ein gewöhnliches Bild-PDF ist nicht allein deshalb eine E-Rechnung, weil es per E-Mail kommt.
Privatkunden, grenzüberschreitende Vorgänge und öffentliche Auftraggeber gehören nicht ungeprüft in denselben Prozess. Insbesondere B2G-Vorgaben können eigene Übermittlungswege verlangen.
UStG § 14 — Ausstellung von RechnungenFinanzamt München — E-Rechnung und Aufbewahrung
Empfangen und ausstellen haben unterschiedliche Fristen
Die technische Empfangsbereitschaft gilt seit 2025. Für die Ausstellung bestehen Übergangsregeln: bis Ende 2026 allgemein, bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro bis Ende 2027. Für bestimmte EDI-Verfahren besteht ebenfalls ein Übergang bis Ende 2027. Elektronische sonstige Rechnungen benötigen in der Übergangsphase die Zustimmung des Empfängers.
Ausnahmen betreffen unter anderem Kleinunternehmerrechnungen, Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, Fahrausweise und bestimmte steuerfreie Leistungen. Eine Ausnahme bei der Ausstellung ist nicht automatisch eine Ausnahme beim Empfang.
BMF — Fragen und Antworten zur E-RechnungFinanzamt München — E-Rechnung und Aufbewahrung
Formatprüfung ersetzt keine Rechnungsprüfung
Name und Anschrift der Beteiligten, steuerliche Identifikation des Ausstellers, Rechnungsnummer, Ausstellungs- und Leistungsdatum, Leistungsbeschreibung sowie Entgelt und Steuerangaben gehören zur Prüfung nach § 14 UStG. Welche Angaben im Einzelfall nötig sind, richtet sich nach dem konkreten Vorgang.
Praktischer Vorschlag: Prüfen Sie zuerst, ob die Datei lesbar und strukturiert ist, dann die Pflichtangaben und schließlich den Bezug zur Bestellung oder Leistung. Ein technisch lesbarer Datensatz kann trotzdem eine falsche Lieferung oder eine doppelte Abrechnung enthalten.
Den strukturierten Ursprung behalten
Der strukturierte Teil muss in seiner ursprünglichen Form unversehrt erhalten bleiben. Ein Ausdruck oder eine daraus erzeugte Ansicht ersetzt ihn nicht. Für Rechnungen beträgt die umsatzsteuerliche Aufbewahrungsfrist grundsätzlich acht Jahre; weitere Pflichten und Sonderfälle sind gesondert zu prüfen.
Legen Sie intern fest, wie Original, Ansicht, Freigabe und spätere Korrektur zusammengefunden werden. Die Steuerkanzlei sollte die Daten wieder nachvollziehen können, ohne den Beleg erneut beim Lieferanten anzufordern.
Yelnitax-Verfügbarkeit
Yelnitax zeigt hier die Vorbereitung und Prüfung von Belegdaten. Diese Website übermittelt keine Steuererklärungen und verspricht weder eine GoBD-Zertifizierung noch einen produktiven ELSTER-, DATEV- oder Behördenanschluss. Formate und Exporte sind vor Nutzung zu bestätigen.
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