Nome e aspetto del file non bastano
Il § 14 UStG descrive la fattura elettronica attraverso la possibilità di elaborarla in forma strutturata. Classifica quindi il file in base al contenuto, non soltanto all'estensione. Nei documenti ibridi conta anche la componente strutturata.
Tre decisioni di controllo distinte
Una ricezione pratica distingue file tecnicamente leggibile, dati della fattura verificabili e prestazione confermata internamente. Una fattura leggibile ma riferita all'operazione sbagliata non finirà così per errore tra i documenti approvati.
Assegna una persona responsabile a ogni gruppo di problemi. Un file danneggiato richiede una domanda diversa rispetto a un riferimento d'ordine mancante o a una prestazione contestata. Questa organizzazione è una proposta, non un ulteriore elenco legale di stati.
Conserva il percorso della revisione
Collega originale, visualizzazione e richieste di chiarimento. Chi controlla successivamente la registrazione deve poter capire quali dati sono stati modificati o confermati. Una schermata della visualizzazione finale non sostituisce l'origine strutturata.